Organizacja corocznego zebrania we wspólnocie mieszkaniowej

POBIERZ pdf

W „dużych” wspólnotach mieszkaniowych początek roku nieodłącznie kojarzy się z organizacją rocznego zebrania ogółu właścicieli lokali. Takie zebranie stanowi gwarancję dla każdego członka wspólnoty, że jego głos (przynajmniej formalnie) zostanie usłyszany i uwzględniony w procesie podejmowania decyzji. Z uwagi właśnie na tę gwarancyjną funkcję ustawa o własności lokali wymaga, aby „duże” wspólnoty mieszkaniowe spotykały się przynajmniej raz w roku. W niniejszym artykule przedstawię podstawowe informacje pozwalające na prawidłowe i sprawne zorganizowanie corocznego zebrania ogółu właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej.

Termin zebrania ogółu właścicieli i konsekwencje jego przekroczenia

Najważniejszą kwestią związaną z rocznym zebraniem ogółu właścicieli jest zwołanie go w odpowiednim terminie. Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 WłLokU zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną zobowiązany jest zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Tym samym zebranie powinno zostać zwołane (tj. odbyć się) w okresie począwszy od 1 stycznia (gdyż rozpatrywane jest na nim sprawozdanie za cały ubiegły rok) do dnia 31 marca każdego roku. Od tego terminu ustawodawca nie przewiduje wyjątku i przyjąć należy, iż termin ten nie może być modyfikowany. Innymi słowy zwołanie zebrania właścicieli w okresie późniejszym oznacza, iż bezwzględny obowiązek zarządu lub zarządcy nie został prawidłowo zrealizowany.

Jakie są konsekwencje niezwołania zebrania w wymaganym terminie?

Można rozpatrywać je na wielu płaszczyznach. Po pierwsze, zgodnie z art. 30 ust. 1a WłLokU, w wypadku gdy podmiot zarządzający nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli. Moim zdaniem uprawnienie poszczególnych właścicieli trwa wyłącznie do czasu zwołania najbliższego zebrania właścicieli, nawet jeśli zostało ono zwołane (z opóźnieniem) przez podmiot zarządzający wspólnotą mieszkaniową.

Zwrócić należy jednak uwagę na dalsze, według mnie bardziej doniosłe konsekwencje zaniechania realizacji swojego obowiązku przez podmiot zarządzający. Mianowicie, naruszenie obowiązków przez zarząd lub zarządcę może być odczytywane jako podstawa do ustanowienia zarządcy przymusowego (tj. w efekcie odebranie zarządu dotychczasowemu podmiotowi zarządzającemu). Zgodnie bowiem z art. 26 WłLokU, jeżeli zarząd nie wypełnia swoich obowiązków, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd.

Co jednak ważniejsze, w przypadku gdy w wyniku niezwołania zebrania doszłoby do wyrządzenia wspólnocie mieszkaniowej znacznej szkody majątkowej (lub chociażby narażenia jej na taką szkodę) osoba zarządzająca może ponosić odpowiedzialność karną. Zgodnie bowiem z art. 296 § 1 KK, kto będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy do zajmowania się sprawami majątkowymi jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (czyli m.in. wspólnoty mieszkaniowej), przez niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku wyrządza jej znaczną szkodę majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Sprowadzenie bezpośredniego niebezpieczeństwa wyrządzenia takiej szkody również polega penalizacji na podstawie art. 296 § 1a KK. Uwzględniając zatem, że na corocznym zebraniu właścicieli podejmowane są najistotniejsze dla wspólnoty decyzje gospodarcze, nie jest wykluczone, iż w wyniku jego niezwołania doszłoby do wyrządzenia jej znacznej szkody majątkowej. Zgodzić się należy, iż ryzyko powstania takich konsekwencji w wyniku niezwołania zebrania właścicieli nie jest znaczne, lecz moim zdaniem nie powinno się go z góry wykluczać.

Uwzględniając powyższe nie ma wątpliwości, że obowiązek terminowego zwołania zebrania ogółu właścicieli nie powinien być bagatelizowany, a jego przekroczenie może być przyczyną poważnych konsekwencji dla osób zarządzających wspólnotą mieszkaniową.

Czynności organizacyjne poprzedzające zwołanie zebrania

Zanim jednak dojdzie do zwołania zebrania właścicieli lokali, jednostka zarządzająca wspólnotą mieszkaniową powinna podjąć szereg czynności organizacyjnych, które poprzedzać muszą zwołanie zebrania. Zgodzić się bowiem należy się z poglądami, iż obowiązek zwołania zebrania obejmuje również jego kompleksową organizację (tak np. A. Doliwa, Komentarz do ustawy o własności lokali [w:] Prawo mieszkaniowe. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2015, art. 30, Nb. 5). Dotyczy to w szczególności zapewnienia odpowiedniego miejsca odbywania zebrania (np. poprzez wynajęcie lokalu, zapewnienie nagłośnienia oraz systemu liczenia głosów w przypadku wieloosobowych zebrań), a także przygotowania dokumentacji niezbędnej do jego sprawnego przeprowadzenia, w tym przygotowania porządku obrad oraz projektów obowiązkowych uchwał.

W ramach dokumentacji na potrzeby zebrania właścicieli wyróżnić należy również roczne sprawozdanie zarządu ze swojej działalności oraz roczny plan gospodarczy na kolejny rok. Aby zapewnić sprawność zebrania właścicieli i realne prawo do zapoznania się z przedmiotowymi dokumentami, podmiot zarządzający powinien udostępnić je wszystkim właścicielom z odpowiednim wyprzedzeniem. Pożądaną praktyką w tym zakresie (mimo, że nie wynikającą z przepisów prawa) jest załączenie projektów sprawozdania i planu gospodarczego do zawiadomienia o zebraniu lub przynajmniej upublicznienie ich treści w określonym miejscu w sposób dostępny wszystkim właścicielom lokali. W ten sposób zagwarantowana zostanie realna możliwość zapoznania się z przedmiotowymi dokumentami na potrzeby głosowania w ich przedmiocie.

Porządek obrad zebrania ogółu właścicieli

Jak wskazano wyżej, przygotowanie porządku obrad stanowi obowiązek podmiotu zarządzającego wspólnotą mieszkaniową. W przypadku corocznego zebrania ogółu właścicieli ustawodawca w art. 30 ust. 2 WłLokU przewiduje minimalną listę spraw, którymi powinna zająć się na nim wspólnota mieszkaniowa. Do obligatoryjnych punktów porządku obrad należy zatem:

  1. uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
  2. ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną,
  3. sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

 

Powyższy katalog odpowiada celowi organizacji corocznego zebrania ogółu właścicieli, które jak wskazano na wstępie powinno stanowić gwarancję, że żadne istotne decyzje nie będą podejmowane z pominięciem właścicieli. Dzięki zapewnieniu obligatoryjnego zakresu spraw, którymi zajmować się powinna wspólnota w ramach corocznego zebrania, właściciele mają bezpośrednią możliwość sprawowania kontroli nad działalnością zarządu (art. 29 ust. 3 WłLokU) oraz aktywnego współdziałania w zarządzie (art. 27 WłLokU).

Coroczne zebranie ogółu właścicieli stanowi również idealne miejsce do przedstawienia na forum wszelkich innych spraw, które powinny stać się przedmiotem obrad zebrania lub które dla swojej ważności wymagają podjęcia stosowanej uchwały. Na etapie planowania porządku obrad warto zatem rozważyć, czy którakolwiek z tego typu spraw nie znajduje się w kręgu zainteresowania wspólnoty w ramach planowanej działalności. Może to dotyczyć przykładowo:

  1. ustalenia lub zmiany wysokości wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
  2. zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
  3. udzielenia zgody na zmiany dotyczące nieruchomości wspólnej takie jak nadbudowa, przebudowa lub jej podział,
  4. nabycia nieruchomości przez wspólnotę mieszkaniową,
  5. wytoczenia powództwa, o którym mowa w art. 16 WłLokU celem przymusowej sprzedaży lokalu.

 

Uwzględnienie najszerszego katalogu spraw w ramach planowanego porządku obrad pozwoli na ich rozstrzygnięcie w ramach jednego wysiłku organizacyjnego, jakim niewątpliwie jest organizacja corocznego zebrania właścicieli lokali. Pozwoli to uniknąć organizacji kolejnego zebrania właścicieli i opóźnień, które mogą być z tym związane.

Planując porządek obrad lub szerzej – przebieg zebrania właścicieli – należy pamiętać, iż nie jest wykluczone podejmowanie na zebraniu uchwał nieobjętych pierwotnym porządkiem obrad. Jak wskazał bowiem jednoznacznie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 września 2010 r. (sygn. akt V CSK 52/10), zebranie właścicieli lokali może podejmować uchwały również w sprawach, które nie zostały ujęte w ustalonym przez zarząd (zarządcę) porządku obrad.

Powyższe rozstrzygnięcie Sądu Najwyższego jest również istotne z uwagi na inną poruszoną w nim kwestię. Mimo braku stosownej regulacji w ustawie o własności lokali stwierdzono, że dopuszczalne jest podjęcie przez zebranie decyzji (w formie uchwały) o kontynuowaniu zebrania w innym, ściśle określonym dniu (np. z uwagi na późną porę lub obszerny porządek obrad). Kontynuacja zebrania nie stanowi zdaniem Sądu Najwyższego nowego zebrania i nie podlega rygorom związanym z zawiadomieniami. 

Treść i sposób zawiadomienia o zebraniu ogółu właścicieli

W rzeczywistości dopiero po wykonaniu wyżej opisanej pracy organizacyjnej, podmiot zarządzający gotowy jest do zawiadomienia właścicieli lokali o planowanym zebraniu. Z uwagi na istotną rolę tej czynności warto poświęcić jej szczególną uwagę w ramach przygotowywania zebrania. Pamiętać bowiem należy, iż w niektórych przypadkach nieprawidłowości w zawiadomieniu wszystkich uprawnionych do udziału w zebraniu mogą stać się podstawą do zaskarżenia uchwał w trybie art. 25 WłLokU (o czym szerzej pisałem w osobnym artykule).

Ustawodawca w art. 32 ust. 2 WłLokU przewiduje obligatoryjne elementy, które powinny znaleźć się w zawiadomieniu o zebraniu właścicieli lokali. Są to:

1. dzień i godzina,

2. miejsce,

3. porządek obrad,

a w przypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach również:

4. projekty uchwał.

 

Dla podmiotów zarządzających wspólnotami mieszkaniowymi często kłopotliwe jest określenie kiedy aktualizuje się obowiązek przedstawienia właścicielom projektów uchwał. Sformułowanie prawne o „zmianie we wzajemnych prawach i obowiązkach” ma charakter ogólny i niejednokrotnie podejmowane są próby naginania jego znaczenia (celem uniknięcia obowiązku przedstawienia stosownego projektu).

Z prawnego punktu widzenia nie powinno być jednak wątpliwości, że mając na uwadze cel regulacji, interpretacja powyższego przepisu powinna mieć charakter rozszerzający. Innymi słowy, w każdym przypadku gdy zarząd lub zarządca rozważa czy dana uchwała kwalifikuje się do tych, o których treści powinno się zawiadomić właścicieli, wątpliwość ta powinna zostać rozstrzygnięta na rzecz obowiązku zawiadomienia. W szczególności dotyczy to wszelkich zmian związanych z obciążeniami finansowymi właścicieli (art. 12 ust. 3 WłLokU), jak również ze sposobem sprawowania zarządu nieruchomością wspólną (art. 18 ust. 2a WłLokU).

Kontrowersje budzą również zasady związane ze sposobem zawiadomienia właścicieli o corocznym zebraniu. Mimo bowiem wyraźnego brzmienia ustawy nakazującej zawiadamianie każdego właściciela lokalu (w tym współwłaściciela – art. 1a WłLokU) na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania, ze względów praktycznych zasadę tę próbuje się często liberalizować. Wynika to z przekonania podbudowanego orzecznictwem sądów, iż w przypadku gdy faktycznie dojdzie do skutecznego przekazania treści zawiadomienia, sposób w jaki do tego doszło ma charakter marginalny i nie powinien skutkować uchyleniem jakiejkolwiek uchwały.

W ten sposób w praktyce wykształciły się różnorodne sposoby zawiadamiania o zebraniu ogółu właścicieli lokali, a do najpopularniejszych należą ciągle:

  1. pisemne zawiadomienie listem poleconym osobne dla każdego z właścicieli,
  2. pisemne zawiadomienie pozostawione w skrzynce pocztowej każdego z właścicieli,
  3. osobiste zawiadomienie każdego właściciela i uzyskanie podpisu na liście wszystkich właścicieli pod jednym egzemplarzem zawiadomienia,
  4. wywieszenie zawiadomienia w ogólnodostępnym miejscu przeznaczonym (formalnie lub zwyczajowo) do ogłoszeń dla właścicieli,
  5. zawiadomienie o zebraniu wysłane drogą elektroniczną za uprzednią zgodą właściciela na otrzymywanie zawiadomień tą drogą.

 

Pomimo, że jestem zwolennikiem usprawniania i liberalizowania zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych – w kwestii zawiadomień zalecam jednak ostrożność. Szczególnie w przypadku, gdy w ramach zebrania podejmowane mają być uchwały mogące rodzić spór we wspólnocie mieszkaniowej, a co do których każdy głos może mieć znaczenie decydujące. Wówczas podmiot zarządzający powinien zabezpieczyć wspólnotę przed niepotrzebnym procesem sądowym wszczętym pod pretekstem nieprawidłowego zawiadomienia o zebraniu właścicieli. Wysłanie listów poleconych czy też osobiste zebranie podpisów może uchronić przed czasochłonną i kosztowną sprawą sądową.

W osobnym artykule przedstawię zasady związane z samym przebiegiem zebrania ogółu właścicieli lokali i wskazówki pozwalające na jego usprawnienie.

POBIERZ pdf

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

kontakt